一般的な引越しとは異なり、オフィスの引越し(移転)は概要が分かりづらくなっています。当然、一般住宅間の引越しとは何もかも違いますので、事前に詳細を確認しておいた方が無難です。
スムーズにオフィスや事務所の引越しを行うために、今回はオフィスの引越し費用・概要、オフィス移転費用を抑えるコツについて、詳しく解説していくことにします。
オフィスや事務所引越しの概要を把握するためには、一般的な引越しと比較することをお勧めします。なぜなら、いかに事務所引越しが特殊なのかが分かりやすくなるからです。特に異なる点を3つピックアップしましたので、ぜひ参考にしてください。
事務所引越しには、相場がありません。なぜなら、業種、事業規模、内装、什器など、似通ったケースがほぼないからです。
一般的な引越しと同様に、閑散期と繁忙期の価格差は見られるものの、『どこまでの作業を依頼したいのか』、『予算内で要望に応えてもらうことはできるのか』といった考え方が重要となります。
その上で、引越しのスケジュール調整、引越し業者の選定、必要に応じて工事の依頼をしなければなりません。また、業務に支障をきたいさないよう、引越し後の環境整備も重要なポイントとなります。
ビルのフロア、テナント、アパート、マンションを利用する場合、契約形態が一般の賃貸契約とは大きく異なってきます。たとえば、敷金が1~12ヶ月分必要だったり、解約申告を3ヵ月から半年前までに行う必要があったりなど様々です。
また、引越先(移転先)が決定したからといって、すぐに引越しができるわけではありません。荷物の搬出搬入の他にも、すぐに仕事に着手できるよう環境を整える必要があるのです。
引越し費用を抑えることは重要ですが、切り詰め過ぎるとトラブルに巻き込まれるリスクが高まります。たとえば、『引越し業者や内装業者、その他工事関連業者の連携ミス、対応の悪さ』、『希望日に移転できない』、『対応が遅い』などが想定されるのです。
そのため、一般的な引越しとは大きく異なり、要望を明確化した上で、『要望に沿った対応をしてくれる、コストパフォーマンスが高い業者』を利用する必要があります。
上記でご紹介した内容は、ほんの一部です。日頃の業務を進めながら、引っ越し準備に着手することは大変な大仕事となるため、早めに取り組むようにしたいものです。
事務所移転費用は、大きく分けると3つの項目に分かれます。『退去費用』、『引越し作業費用』、『新規開設費用(新しいオフィスの費用)』の3つです。
以下の表に内訳をまとめましたので、参考にしてください。また、次の項で更に詳しく解説していきます。
退去費用 | 引越し作業費用 | 新規開設費用 (新しいオフィスの費用) |
---|---|---|
・原状回復費用 ・家賃 ・水道光熱費 |
・廃棄処理費 ・引越し作業費用 |
・預託金(敷金/保証金、礼金) ・前家賃 ・火災保険 ・内装工事費 ・オフィス什器購入費 ・インフラ整備費 ・保証委託金 ・仲介手数料 ・設備工事 ・サイン(看板)工事 ・諸経費(名刺、封筒、挨拶状など) |
前項で提示した内訳を基に、更に詳しく事務所の引っ越し費用をみていきます。内訳ごとに解説しますので、参考にしてください。
原状回復費用とは、故意もしくは過失によって物件の劣化が認められた際に、必要となる費用のことを指しています。一般的には、物件契約を行うときに原状回復の契約も結ぶことがほとんどです。
オフィスの使い方や、どの程度劣化したかによって費用が異なるため、相場を出すことが難しい内訳の1つとされています。また、原状回復費用は坪単価で計算されますが、地域や建物によって単価が変動するため、一概に言い切ることができません。
それだけではなく、物件によっては指定業者がいるケースも珍しくないため、引越しが決まった時点で確認する必要があります。
今回は、東京都千代田区丸の内・大手町の事例を取り上げながら、相場費用について解説していきましょう。
ザイマックス総研の研究調査によると、2015年における東京23区従業員1名あたりのオフィス面積は、『3.87坪』でした。つまり、20坪以上50坪未満の小型ビルで換算すると、従業員数が5名から12名程度の企業ということになります。
20坪以上50坪未満の小型ビルの場合、原状回復費用は一坪あたり2万円台から3万円台が一般的です。つまり、従業員5名規模・20坪の事務所であれば、40万円から60万円程度。
従業員12名規模・50坪未満の事務所であれば、98万円から147万円程度の原状回復費用が掛る計算となります。必ずしもここまでの費用が掛るわけではありませんが、『原状回復費用は、坪単価で計算される』と覚えておきましょう。
ちなみに、大型のタワービルの場合は、坪単価4万円から7万円が目安です。より大規模な修繕が必要であれば、坪単価が10万円を超えることも珍しくありません。
万が一、明け渡しまで期間がある場合は、日割り計算となります。計算式は、『賃料×明け渡しまでの期間 / 30』です。たとえば、千代田区丸の内・大手町エリア(20坪以上50坪未満の小型ビル)の場合、1坪あたりの平均賃料単価は『2.3万円前後』だといわれています。
つまり、1ヶ月あたりの賃料相場は、46万円程度から112万7,000円程度です。あくまでも平均相場ですので、参考までに留めておいてください。
事務所の水道光熱費は、物件や従業員数、地域などによって異なります。一概に言い切ることはできませんが、東京23区20坪(坪単価2万円台)の事務所であれば、おおよそ3万円程度が相場です。明け渡しまで掛った分を、最後にまとめて支払います。
退去時の費用が分かったところで、次は事務所の引っ越し費用についてみていきましょう。必須となるのは、『廃棄処理費』、『引っ越し作業費用』の2つです。
計画的に事務所(オフィス)の引越しを行う際、必須事項をまとめた『チェックリスト』が重要となりますが、ついつい忘れてしまうのが『廃棄処理費』です。
ただし、移転先となる新しい事務所やオフィスに、什器などをそのまま搬入する場合は不要となります。
一般的な引越しで発生する不要品処分費は、そこまで高額な費用とはなりません。しかし、事務所の引越しの場合は、想像していたよりも高額になるケースが目立ちます。
廃棄処理する物品は、『オフィス什器』が大半です。オフィス什器とは、デスク、デスクワゴン、椅子、収納棚、入れ物、ホワイトボードなど、業務で必要となる物品を指しています。
パソコンもオフィス什器として含める場合もありますが、対応は業者ごとで分かれるため、見積もり依頼時に確認することをお勧めします。
ちなみに、オフィスの引越しを専門で扱っている『オフィス移転業者』によっては、古物商許可を取得しているケースがあるものです。その場合、『買取り』を依頼することで、廃棄処理費を抑えることが可能となります。
ただし、『機密書類』、『溶接処理』、『ハードディスク処分』など、特殊な廃棄処理に関しては、業者ごとで対応が異なるため注意しましょう。
廃棄処理費の相場は、実際に問い合わせをして見積もりを依頼するまで分かりません。しかし、オフィスの引越しを専門で扱っている業者の公式ホームページ上では、シミュレーションが可能な自動計算ツールや、相場料金一覧表を公開していることがあります。
たとえば、中古オフィス用品専門店である『中部事務機再販』では、廃棄処分の目安料金として以下の情報を公開していました。
トラックサイズ | 荷台寸法/ドライバー・作業員人数 | 相場費用 |
---|---|---|
大カゴでの引き取り処分 | W100×L80×H75(cm) ドライバー兼搬出スタッフの派遣なし |
9,800円(税込) |
1.5t車での引き取り処分 | W170×L300×H215(cm) ドライバー兼搬出スタッフ1名派遣 |
65,000円(税込) |
2t車での引き取り処分 | W210×L370×H220(cm) ドライバー兼搬出スタッフ1名派遣 |
95,000円(税込) |
4t車での引き取り処分 | W220×L620×H220(cm) ドライバー兼搬出スタッフ1名派遣 |
150,000円(税込) |
上記は、あくまでも廃棄を依頼した場合の金額ですが、買取りが可能だった際は、たとえば中古の平デスク・片袖デスク(スチールタイプ)なら『0円~5,000円』といった具合に、買取り金額分を廃棄処分費用から差し引いてもらうことも可能です。
尚、オフィス家具廃棄・買取りの専門業者である『アプライド株式会社』の場合、オフィス家具廃棄料金の項で、『軽トラック3万円』、『2tトラック7万円』、『4tトラック12万円』と案内しています。
このように、業者ごとで廃棄処分費用は異なりますが、トラックサイズ毎にみると1万円から3万円前後の違いしかありません。また、買取り対応をしている場合は、トラックサイズの料金だけで契約することは早計となります。
引越し作業費用とは、『オフィス什器、パソコン、OA機器類』など業務で必須となる物品を、新事務所(オフィス)へと移動する際にかかる費用のことです。一般的には、社員1名あたり2万円から3万円程度となっています。
もしも、『見積もり依頼前に、オフィスの引越し相場を確認しておきたい!』と考えているのであれば、オフィスの引越しを専門で扱っている業者の『公式ホームページ』を確認してください。
先程もご紹介したとおり、シミュレーションツールや相場料金一覧表が公開されていることがあります。
たとえば、先程も登場したオフィス家具廃棄・買取りの専門業者である『アプライド株式会社』の場合、ホームページ上で公開している情報は以下のとおりでした。
2名まで5万円 / 5名まで3.4万円 / 10名まで2.85万円 /15名まで2.6万円 / 20名まで2.45万円
例)社員数10名の場合、285,000円(税抜)
それから、『株式会社クイックコンサルティング』が運営している『移転コスト.com』のホームページ上では、オフィスの引越し費用の相場を以下の通り案内しています。
2名まで5.6万円 / 5名まで2.8万円 / 10名まで2.8万円 / 15名まで2.8万円 / 20名まで2.8万円
例)社員数10名の場合、280,000円(税抜)
今回ご紹介した情報は、あくまでも2社のみですが、事務所・オフィスの引越費用は社員の人数単価で算出されると抑えておけば問題ありません。
それでは最後に、新しいオフィス・事務所引越しの費用について解説していくことにしましょう。『退去費用』、『引越し作業費用』とは異なり、多くの費用が掛ります。しかし、見方を変えれば、一番節約しやすい費用だといえるのです。
ちなみに、依頼する業者によって『どのくらいの費用』で『どの程度の作業』を任せることができるのか、内容が若干異なります。そのため今回は、複数の業者が公式ホームページ上で公開している情報を取り入れながら、詳しくご紹介していきます。
事務所・オフィスの契約の場合、敷金、保証金、礼金は預託金として扱われるのが一般的です。契約内容によりますが、家賃の1ヶ月分~12ヶ月分を支払うことになります。
敷金・保証金として、家賃の1ヶ月分~12ヶ月分。別途礼金として家賃の1ヶ月分~12ヶ月分を支払うこともあるようです。
ちなみに、物件を借りる地域・立地、建物の設備などによって費用は異なるため、相場料金を出すことが難しい項目でもあります。ここでは一例として、以下の情報をご紹介しましょう。
オフィスの賃貸仲介を手掛けている『三幸エステート株式会社』のリサーチ結果から分かった、東京都心5区のオフィス賃料坪単価です。ほんの一例ですが、参考にしてください。
・千代田区麹町、番町:坪単価13,770円
・中央区銀座:22,110円
・港区赤坂、青山:18,185円
・新宿区新宿、歌舞伎町:15,164円
・渋谷区渋谷、道玄坂:24,400円
・千代田区麹町、番町:坪単価15,197円
・中央区銀座:22,046円
・港区赤坂、青山:16,055円
・新宿区新宿、歌舞伎町:14,568円
・渋谷区渋谷、道玄坂:19,534円
・千代田区麹町、番町:坪単価13,474円
・中央区銀座:18,543円
・港区赤坂、青山:15,553円
・新宿区新宿、歌舞伎町:12,709円
・渋谷区渋谷、道玄坂:19,083円
入居のタイミングによっては、翌月分の家賃も請求されることがあります。契約時に確認しておきましょう。一般的には、家賃の1ヶ月分から1.5ヶ月分を支払います。尚、管理費(共益費)の支払いも必須です。
物件によって扱いが異なりますが、目安としては前家賃と同様で、管理費(共益費)の1ヶ月分~1.5ヶ月分となります。
会社を新設したり、保証人を立てることができない場合に、家賃保証会社へ加入することがあります。家賃1ヶ月分の50%~100%掛ることが一般的です。
不動産仲介会社へ支払う費用です。家賃の1ヶ月分が目安となります。
火災保険の内容によっては、水漏れ、盗難、什器備品保証が含まれていることがあります。契約時に補償内容を必ず確認しましょう。火災保険は、物件の大家さんに対する損害賠償火災保険という位置付けで、必ず加入することになります。
内装工事費は、どの程度まで作業を依頼するのかによって料金が異なってきます。『アプライド株式会社』、『移転コスト.com』の事例を基に、以下の表にまとめました。参考にしてください。
業者名 | 概要と費用目安 |
---|---|
アプライド株式会社 | ・パーテーション工事(パネル+ドア横の総長さで料金は変動) アルミパーテーション:4万円から スチールパーテーション:6万円から ・OAフロア工事(m2単位、タイルカーペット含む) 置敷式:9,000円から 支持格式:15,000円から ・オフィス設計図面:無料 |
移転コスト.com | ・会議室(中2面、L字立て4.5m×5.5m約25m2):50万円程度 スチールパーテーションのみ1部屋(8~10名) ・ミーティングルームローパーテーションのみ:1ブース114,500円 ・更衣室(中:2.7m×2.7m約5.4m2):228,000円 ・倉庫・書庫欄間開きアルミパーテーションのみ:228,000円 (小:2.7m×2.7m約5.4m2) ・喫煙室スチールパーテーションのみ:225,000円 (小1.8m×2.7m4.86m2) ・受付周り:1箇所75,000円(作り込み内容によって異なる) ・役員室(30m2)スチールパーテーションのみ:550,000円程度 ・リフレッシュルームローパーテーション:135,000円 L字2面立て(0.9m×3.6m)・広さ約13m2 ・サーバールーム中(2.7m×2.7m約5.4m2):324,000円 ・レイアウト打ち合わせ費用:無料 |
什器購入費とは、別の言い方をすると『オフィス家具』と言い換えることもできます。ようするに、仕事で必ず使用するデスクや備品を指しているのです。最近は、中古でも美品が揃っているため、必ずしも新調する必要はありません。
『移転コスト.com』のホームページ上では、以下のように案内されていました。
・什器備品の買い増し費用:1名あたり5万円
上記の情報だけでは不十分ですので、補足としてオフィスの什器を取り扱っている『株式会社ワーク』の情報も記載しておきます。
椅子:肘掛なし8,000円 / 肘掛あり5万円 / イスハイパック8万円
デスク:15,000円(デスクw1200)/ 45,000円(デスクw1400 / 10万円(デスクL型)
ワゴン:2万円~35,000円
パネル:15,000円~9万円
収納:12,000円~5万円
ひとことで設備工事といっても多岐に亘ります。以下で概要を簡単にご紹介していきましょう。
事務所やオフィスでは、業務用の空調設備を利用します。フロアの広さによって、設置するエアコンの種類は異なるため、事前に確認しておきましょう。業務用のエアコンは、何畳用という表記ではなく、『馬力』で表されます。
天井設置が10万円から30万円前後、壁掛けが12万円から20万円前後、床置きは12万円から20万円前後が相場料金です。
内装のデザインや什器のレイアウトによって、事務所引越し時にコンセントの位置などが変更となるケースがあります。物件やオフィスの構造によって、電気工事の内容は異なるため、業者と綿密に打ち合わせをしてください。
『アプライド株式会社』では、従業員1名単価:5名まで4万円、10名まで3.5万円、20名まで3.2万円でした。また『三幸ファシリティーズ株式会社』では、『1万円 / ㎡×㎡』で概算費用を算出しており、1㎡あたり5,000円から15,000円と幅を持たせています。
水道管の本数によって、工事費用は異なります。費用の安さを重視してしまうと、何度も水漏れなどの被害に見舞われることになるため、業者は慎重に選定しましょう。おすすめは、水道局が指定している業者を選ぶことです。
リサーチしたところ、店舗デザイン・施工会社とのマッチングサイトを運営している『SHELFY(シャルフィー)』では、水道工事の平均相場は5万円から8万円程度。防水工事は75万円から100万円程度と案内されていました。
排気工事とは、いわゆる『換気扇』の取付けのことを指しています。必ずしも、実施しなければならない工事ではありません。費用の内訳としては、換気扇本体の価格、工事費用、ダクト工事費用、処分費用となりますが、業者によって費用は大きく異なります。
たとえば、冷暖房、空調、給排水、給湯設備を専門に扱っている『有限会社コスモ電気システムズ』の公式ホームページによると、『有圧換気扇:容量20~30cm 25,000円~ / 35~50cm 4万円~ / 60~80cm 5万円~(外部フード別)』となっていました。
建物の構造や内装などによって工事の内容は異なるため、必ず訪問見積もりを依頼しましょう。
給湯器の設置を検討している場合、給湯・配管工事は必須です。一般的には、給湯器の設置で10万円から20万円程度、水圧調整で1万円前後、配管修理で1万円から5万円前後が相場です。
配管工事よりも、給湯の設置の方が高くなる傾向にあるため、複数の業者へ見積もりを依頼しましょう。
サイン(看板)工事は、どの程度行うかによって費用が異なってきます。『アプライド株式会社』、『三幸ファシリティーズ株式会社』の公式ホームページ上では、以下のとおり案内されていました。
・室名(1箇所あたり):3万円
・エントランス(1箇所あたり):10万円
※エントランスサイン:SUS・カッティングシート仕様
・室名(1箇所あたり):17,000円 SUS・カッティングシート仕様
・室名在室表示付(1箇所あたり):3万円 SUS・カッティングシート仕様
・エントランス(1箇所あたり):10万円 SUS・カッティングシート仕様
インフラ設備費とは、主に電話配線工事やLAN配線工事のことを指しています。業者によっては、電気工事もインフラ整備費に含めているケースがありました。詳細は、見積もり時に確認してください。
今回は、『アプライド株式会社』、『移転コスト.com』が案内していた情報をご紹介します。
従業員1名単価:5名まで3万円 / 10名まで2.5万円 / 20名まで2.3万円
※主設置、電話機器の費用は別途
従業員1名単価:5名まで3万円 / 10名まで2.5万円 / 20名まで2.3万円
※各種機器の費用は別途
※『移転コスト.com』では、電話工事とLAN工事をまとめて案内しています。
従業員1名単価:18,000円
LAN配線1名1本、電話工事は配線工事のみ、管理費と交通費を含む。尚、HUB、ルーター、監視カメラなどの通信機器、設定は別途請求。
事務所やオフィスを移転すると、必ず連絡先が変更となります。そのため、名刺、封筒などの印刷物、WEBサイトの修正を行わなければなりません。おおよその費用は、以下の通りとなります。
挨拶状・名刺・封筒などの印刷物
従業員1名単価:5名まで1.5万円 / 10名まで1.25万円 / 20名まで1.2万円
挨拶状・名刺・封筒などの印刷物、WEB修正
従業員1名単価:1万円
移転に関連する事務諸費用
従業員1名単価:1万円
これまで解説してきた通り、事務所・オフィスの引越しは、費用を掛けようと思えばどこまでも掛けることができます。しかし現実的に考えると、節約できる点は節約し、必要なところにしっかりと費用を掛けたいものです。
そこで最後の項では、事務所・オフィス移転費用を抑える3つのコツをご紹介していきます。
一般的な引越しとは異なり、事務所(オフィス)の引越しは、綿密な打ち合わせと計画が必須となります。この点を疎かにしてしまうと、後から思わぬ出費に見舞われるだけではなく、業務に支障をきたすことがあるからです。
業務の合間を縫って、打ち合わせや計画を立てることは大変なことですが、経験が豊富な業者にトータルサポートを依頼することで、スムーズな移転が可能となります。
什器の処分や購入には、それなりの費用が掛ります。そのため、引き続き使えそうな什器は、新しい事務所やオフィスでもそのまま使うようにしましょう。
そして、どうしても廃棄処分が必要となるのであれば、買取りが可能か相談してみることをお勧めします。
万が一、買取りが困難だったとしても、新品ではなく質の高い中古品を購入すれば、更なるコスト削減につながるはずです。
事務所(オフィス)の移転は、複数の業者へ作業を依頼することになります。しかし、自ら選定した業者に個別依頼してしまうと、業者間での連携が取れず、スムーズに移転することができません。
その都度、複数の業者へ連絡をし、指示を出すことも可能ではありますがかなりの手間と時間が掛ってしまいます。そのため、できるだけ多くの作業をトータルでサポートしてくれる業者を選択しましょう。
トータルサポートを得意としている事務所移転専門業者は、様々な業者と提携していることが大半です。個人で複数の格安業者に連絡を入れて、間を取り持つ労力や苦労を考えると、多少割高でも安心してお任せできる事務所移転専門業者を探し出し、作業や対応の大半を依頼した方がベストです。
事務所やオフィスの移転は、なかなか遭遇する機会がない引越しだといえます。だからこそ、いざ移転による引越し準備を始めようと思っても、なかなか準備が進まないことは珍しくありません。
とはいえ、適切な準備期間を設けて、細かなところは専門業者へ依頼すれば、大きな負担を感じることなく無事に終わらせることはできるものです。
見積もり依頼や新オフィスのレイアウトは、多くの業者が無料で対応しています。まずは問い合わせをし、段取りを組んでみましょう。その上で、信頼できるコストパフォーマンスが優れた業者へお願いしてみてはいかがでしょうか。